第9章 统御服务酒店采购部开业筹备指导手册

 

9.1工作任务

1、酒店采购部

酒店采购部经理到任后，应首先明确以下信息，并开展相应工作：

明确直属上级，了解上级对日常工作汇报的要求（时间、内容、形式等）；

向酒店总经理或财务总监处了解明确的试业时间；

熟悉酒店目前的采购流程，需同总经理、财务总监与业主沟通采购制度、合同审批流程及付款审批流程；如有必要，可就酒店筹备采购制度、合同审批流程及付款流程单独制作出有总经理（或/及业主代表）签字的筹备期采购备忘录,并发给管理公司采购部备案。

由财务总监处获得经总经理批准、最新版的酒店物资采购筹备预算；

由总经理处获得酒店《采购管理手册》、《采购部开业筹备指导手册》；

熟悉酒店内部及周边的设施的位置，如办公场所、酒店主仓库、部门仓库、运输货梯等；

熟悉酒店所在地的市场位置，了解相关类别物资本地供应资源情况,对于本地市场供应不充足的地方应考察同类酒店的购买方式或途径。

在开业筹备阶段，采购部经理的工作任务主要包括：

根据酒店筹备工作的整体要求，结合部门实际情况，以部门物资需求时间先后的顺序制定部门筹备期间的工作任务和倒排表（模板见附件1），提交财务总监、酒店总经理批准后执行，管理公司采购部将备案跟进；

根据酒店要求制定部门人员编制和到岗计划，经财务总监批准交酒店总经理批准后提交人力资源部，并配合做好员工的招聘工作；

如有必要，协助酒店总经理、财务部制定开业酒店筹备物资采购预算；

汇总各部门采购清单并按类别进行分类整理；

组织相关部门进行样板选样工作，协调供应商按照酒店要求对相关物资进行打样、封样，所有封样样板需在仓库留样。

组织相关部门，按照采购制度或者筹备采购备忘录相关规定，严格执行采购程序和标准完成招投标或者比价流程。

完成筹备期间采购合同的签署、合同寄送及合同存档工作。

完成合同的付款申请，及时跟进合同付款流程及审批节点，合理控制付款期限。

及时与供应商沟通货物准备情况，协调酒店运营部门与供应商之间物资变更事项。

根据酒店物品采购清单和倒排表，及时与各部门沟通和跟进部门物品采购情况，并且认真做好采购物品的收货工作；

协助完成相关电脑操作系统（采购仓库系统）、设施设备的安装、调试；

协助财务部完成采购部开业后的预算（主要是采购相关费用预测）；

统计汇总酒店各合同的物资数量、合同金额，严格按照采购预算及采购清单完成采购合同一览表，如有单个项目超出采购预算或采购清单，必须要求相关部门写出书面报告并请总经理签字后方可完成合同并执行相关后续流程；

配合酒店运营部门进行当地零星采购；

与酒店财务部及餐饮部对餐调料、蔬菜、粮油及餐饮原材料进行市场调研，并与财务部完成定价基准和制度（如市场调研产品目录，市场调研频次等）；

完成酒店试业期间各种食品（含酒水）的采购及库存准备；

与相关部门完成合作供应商筛选工作：包括消杀、绿植、洗涤、开荒、外墙清洗、垃圾清运等；

统筹酒店各部门物资到货验收工作；

协同仓库完成收货及确认工作；

组织部门员工完成内部培训；

2、管理公司派驻采购经理（针对酒店或业主要求派驻采购经理的情况）

向酒店总经理报到，了解现场工作进展情况（如办公场所，工程进度等）；

积极协助酒店总经理、财务部制作酒店筹备采购物资预算表；

根据酒店筹备工作的整体要求，结合部门实际情况，以部门物资需求时间先后的顺序制定部门筹备期间的工作任务和倒排表，提交酒店总经理批准后执行；

协同酒店总经理、财务总监与业主沟通筹备期采购制度、采购流程（包括业主参与采购深度，如业主是否派人进入采购小组或业主在采购流程中担任的角色或职责）及合同审批流程、付款审批流程，根据沟通内容制作酒店筹备期采购备忘录；

请业主代表及酒店总经理在酒店筹备期采购备忘录书面签字确认后，抄送财务部及报备管理公司采购部；

积极与各部门沟通采购清单内容，严格控制在采购预算范围内；

汇总各部门清单，按照不同采购途径进行分类，与酒店采购人员（或业主采购人员）共同确定供应商范围、入选条件；

按照物资分级（集团采购ABC，酒店采购ABC）确认物资技术标准，执行管理公司品牌相关标准；

所有对客部分物资选样前应充分与酒店各部门沟通，请酒店部门相关人员与管理公司职能部门沟能确认选样；

积极与管理公司筹备负责人沟通选样流程和定版工作，汇报工作进度；

与酒店采购人员（或业主采购人员）严格按照酒店筹备期采购备忘录相关制度和流程组织协调招投标及比价工作，确定候选供应商，报总经理审批；

与酒店采购人员（或业主采购人员）共同完成合同签订工作；

督促酒店进行合同预付款在合同期限内完成付款，如有超期并会影响到货时间时须向酒店总经理报告。如有必要须向管理公司筹备负责人报告；

与酒店采购人员（或业主采购人员）完成合同一览表，积极对采购预算进行监控；

与酒店采购及餐饮部相关人员完成餐饮原材料市场调研；

对酒店采购人员按培训计划进行培训；

指导酒店对采购物资到货进行收货验货。

  

9.2采购部筹备倒排表

倒排表是采购部筹备工作的重要工具，倒排表的制定方便了解不同期间筹备工作的内容和流程，也可以避免工作的遗漏和做适时地跟进。

采购部经理到岗后，应先对项目筹建工作和酒店整体筹备进度进行了解，并根据酒店整体筹备进度要求，参照《采购部开业筹备倒排表》（见附件1）和本酒店实际情况，制定本酒店的《采购部开业筹备倒排表》，提交酒店总经理批准后实施，并交管理公司采购部备案。

9.3采购相关工作重要提示

酒店预算控制相关采购内容.

表9-2酒店采购类物资清单
序号	采购物资类别		备注
1	客房、前厅用品
2	不锈钢制品
3	陶瓷器皿
4	玻璃器皿
5	厨房杂件
6	餐饮运营设备
7	餐饮布草
8	餐饮家俬
9	皮具皮制品
10	装饰艺术品
11	印刷品
12	室内标识牌
13	绿化植物
14	办公家具
15	办公文具和办公用品
16	办公IT电脑及外设
17	采购和接待用车
18	员工架子床、铁柜（含办公）
19	员工宿舍床上用品
20	员工宿舍、饭堂、各部门电器
21	员工饭堂厨房杂件
22	员工饭堂餐桌椅
23	医务室药品配置
24	店旗、司旗的制作
25	标签机和工号牌
26	保安部消防器材用品
27	对讲机
28	清洁用品、剂
29	部门印章
30	培训器材、家私
31	仓库及各部门货架
序号	采购物资类别		备注
32	餐厅菜牌、酒水牌的设计和制作
33	工鞋、袜子
34	休闲家私（游泳池、户外）
35	纸品类
36	地垫
37	工程材料
38	工程工具
39	定制物品
40	小杂件
41	大堂吧钢琴
42	开荒用品

采购进度时间控制点（任务时间共11周）

请注意按以下时间进度控制采购进度和节奏，安排采购倒排表。

汇总酒店各部门采购清单（1周）

供应商选版/定版时间 （2周）

招投标与议价期（2周）

采购合同审批时间（1周）

供应商交货期（5周）

选样定板

在选样定版过程中须注意不同采购物资种类确认人的权限，原则上有以下几点：

集团类采购物资由集团相关职能部门确认；

酒店类采购物资由酒店部门及总经理确认；

对客物资由酒店总经理及管理公司筹备负责人确认；

所有酒店物资须在试业日期前2周到货酒店。

各部门采购清单在确认的时候，经常会出现变更调整现象，在汇总及安排招投标的时候需注意清单是否有变化。

制作采购清单汇总时，必须利用管理公司采购部提供的标准筹备物质清单表格格式及货品名称（详见附件2：《筹备酒店物资采购清单》，清单上的货品名称一般不能随意修改，如确确实需修改的，请在备注栏中注明），以便于汇总、统计、比较、分析及分类，如有特殊情况需要修改格式，必须与管理公司采购部沟通确认。

所有物资采购必须在财务部确定的预算范围内进行，不得超支。

9.4人力资源相关工作

1、制定部门组织架构与人员编制

严格执行品牌酒店组织架构标准，按照《采购管理手册》中的要求，设置部门职能、岗位、职级和工作职责；

结合筹备期间工作需要和试运行期间预期出租率情况，制定部门人员编制和（分批分期）招聘计划，需要时可参考在营成员酒店的人员编制数据；

部门组织架构、人员编制和招聘计划经酒店总经理批准后，由人力资源部负责执行招聘工作；

为了确保员工的整体素质符合要求，新员工的招聘应由采购经理亲自进行面试和考核，符合聘用条件的应聘者才能提交人力资源部进一步跟进。面试时，应注重应聘者的工作态度、沟通能力和整体形象。

2、各职位到岗时间参考：

 

9.5工程跟进相关工作

采购部经理到职后，应首先对所管辖区域的工程规划以及工程进展情况进行全面了解、随时跟进，依据酒店标准要求，汇总出书面工程整改建议报告，发送至工程负责人、总经理，同时抄送管理公司项目负责人以及采购部，并跟进落实整改情况，以确保交付后的工程能够符合日常运作需要。

 

9.6物资采购

1、制定采购清单

根据本酒店的实际需求，制定《采购部开业筹备采购清单》（模板见附件2），包括采购项目的名称、规格、型号、图片、款式、数量、价格、到货日期等信息，采购部办公使用清单一般可纳入财务部统一进行申报；

汇总各部门采购清单并按类别进行分类整理；

统计汇总酒店各合同的物资数量、合同金额，严格按照采购预算及采购清单完成采购合同一览表，如有单个项目超出采购预算或采购清单，必须要求相关部门写出书面报告并请总经理签字后方可完成合同并执行相关后续流程；

2、定版与采购

所有集团采购项目（参照采购部提供的集团采购清单），严格按照统一标准进行采购；

所有涉及品牌酒店VI标准的物品，由酒店市场传媒部参与，严格按照统一标准进行设计；

原则上，所有非集团采购项目由酒店采购部提供备选样板和供应商，采购部经理选定后，需要酒店总经理定版的项目，应提交总经理审核；

所有对客物品的定版工作均需经管理公司筹备负责人确认，报批程序最好是选样定样时请相关人员到场共同选版，由于某种原因相关人员不能到现场的，把所有样板拍清晰照片，按区域分类归整后用邮件方式提交相关人员审核。

为提高非集团采购物品的采购效率，采购部经理可参考近期新开业酒店采购部采购物品的款式或其供应商提供的同类物品（参考附件2《筹备物品采买清单》）。

3、到货与验收

所有采购物品原则上要求在酒店试运营2周前到货；

采购物品定版、签署采购协议后，采购部经理应定期（至少每周一次）与各部门沟通，通报各项采购物品的准确到货时间。如发生有可能影响开业进度的到货延期，应立即向总