统御服务 酒店财务部开业筹备指导手册

岗位

建议到岗时间

财务总监/财务经理

开业前2个月

IT经理、采购经理

开业前2个月

总账会计、采购主管、成本主管、总出纳

开业前2个月

应付会计、成本文员、采购员

开业前1个月

稽核主管、信贷主管、审计、应收会计、仓管员、总账文员、电脑员

开业前1个月

4）按仓库的面积、数量，确定货架的尺寸、数量、货板架、雪柜、抽湿器、钟表、电子称、仓库清洁工具等仓库用具的数量。

采买物资的到货验收

按采购物资的部门、供应商，将供应商供货清单进行整理分类，以清晰验货及收货的货品种类、数量及对应的部门；

如果所购物资有订货时的板样，按供应商整理分类存放版样，以便收货时进行对比；

向采购部了解大致的到货时间，安排收货的人员；

对需要部门共同验货的物资，协调部门安排收货人员，以便共同完成货物验收工作；

按合同、订货单、版样，清点货物的到货数量，查验质量，验收物品；对不合格的货物，及时通知采购部具体的原因，不办理验收手续，并请采购部跟进后续到货或订单修改问题；

验收后发现存在不合格的货物，须注明原因，通知采购部跟进退货及后续到货问题；

完成验收合格物品的收货记录。

1）依据管理公司指定的前厅及餐饮操作系统，启动系统采买合同的签约；

2）按照酒店实际客房及餐厅场地状况，协同使用部门确定操作系统的安装地点，及设备的具体采买数量；

3）按照酒店各部门的人员编制及办公场地情况，确定办公电脑的具体采买数量；

4）根据机房的实际情况，确定酒店服务器的具体采买要求（衔接IT筹备工作手册）；

物流仓储系统

   1）依据管理公司指定的集团软件供应商，启动物流仓储系统采买合同签约；

2）按照财务及其他部门所管理的仓库，设立各类物资的存储仓库；

   3）按照酒店所采购物资的类别，设立各类物资的系统代码、规格、计量单位；

   4）按照会计政策的规定，设立货品收货、发货、及存货的核算规则；

   5）确定餐厅市场鲜活货品的下单模板；

6）与供应商沟通系统报表的设置；

7）完成系统初始化工作，启用系统；

电话计费系统；

中央预订系统；

人事管理系统；

2、IT系统的安装、初始化及培训

（1）财务K3系统

在酒店支付完系统软件费用后，通知管理公司财务部联系金蝶公司安装站点。站点安装完毕后，由酒店财务负责人以正式邮件的方式通知管理公司财务部配置子账套；酒店收到子账套后，完成初始化工作，正式启用账套，进行财务核算。

（2）前厅、餐饮系统

前厅操作系统，按照管理公司IT部提供的参数设置标准，完成系统安装工作；

2）餐厅操作系统，以餐厅为单位进行菜谱、出品部的系统设置及单价录入工作。

（3）物流仓储系统

（4）电话计费系统

（5）中央预订系统

（6）人事管理系统

所有系统安装完毕后进行相关岗位的员工培训工作。

 9.7部门培训

1、制定培训计划

    财务总监/经理负责制定完整的部门培训计划，包括培训内容、培训时间、培训场地、培训所需设备、参加人员、培训形式、考核方式等。财务部的培训课程主要包括：

酒店公共类培训课程：如新员工入职培训、卓越服务系列课程、管理课程等, 由酒店人力资源部组织实施，财务总监/经理需与人力资源部沟通，明确需要本部门员工参加的培训课程及课程所需时间；

部门业务类培训课程：如岗位职责、工作流程、部门管理制度等，由本部门组织实施；

系统操作类课程：如前厅系统、餐饮系统、物流系统等，由供应商负责各项培训和指导。财务金蝶系统由财务总监指导，财务总监/经理在制定部门培训计划时，重点在于确定所有需要进行的培训课程项目及所需的培训时间，以便在后期的筹备过程中合理安排计划的实施。

2、培训管理

财务总监/经理应确保所有部门员工到岗后，获得一份完整的岗前培训清单，并安排员工参加全部所需培训课程；

财务总监/经理负责对所有培训（包括软件供应商举办的系统操作培训）严格执行考勤制度，培训记录由部门统一存档，以备调阅检查；

为保证培训内容的标准化，财务总监/经理应确保所有部门业务类培训使用的教材、课件或资料为管理公司或酒店指定的最新版本，未经酒店或管理公司财务部批准，不得将其它培训资料用于部门业务培训课程；

所有培训通过理论和实操考核的形式进行检验，财务总监/经理应确保所有员工在上岗之前通过完整的考核、具备必须的操作能力；

3、财务部各岗位操作流程的培训内容清单

9、办理酒店发票章的备案事宜，刻制发票专用章。

10、申购酒店发票

向所属发票监管部门提起申请，经审批后办理发票的领购业务；

所请购回的发票，在酒店的具体登记、发放、核销业务上，须按运营体系规定执行。

11、办理酒店保险投保事宜

购买公众责任险（可覆盖车场责任险）；

购买财产险；

购买现金险；

酒店可视具体情况为员工购买雇主责任险、人身意外险，以弥补社保投保前的风险。

12、办理酒店外币兑换业务申请

向酒店开户行商谈开通外币兑换业务的申请手续；

提交资料，办理开通业务；

安排前厅部及财务部人员参加业务培训；

取得外币兑换业务兑换点的经营牌照；

开业后按银行监管机构的规定，按期申报业务报表。

13、开通信用卡受理业务

向有意向商谈信用卡业务的银行进行业务咨询，包括银行托收的费率、到帐时间、培训、设备（包含移动设备）、电信费用、预授权的时间限制、取消预授权的流程、对账流程、手工单托收期限、退款流程、账务查询的流程、特殊单据的处理程序等；

综合比较，确定合作银行；

签订合作协议；

安装信用卡设备，测试设备运行；

安排前厅、餐厅、财务部人员参加银行的业务培训。

14、财务K3系统会计科目核算项目的确定

往来科目，需按照管理公司核算规定，以核算项目进行归集，不得以“加下一级明细科目”的方式进行核算；具体核算项目按酒店实际的客户、供应商设置；

费用科目，需按照管理公司规定的部门核算该费用，以保证部门核算符合管理公司核算体系的要求。

15、组织酒店各部门编制试业后至当年年末的酒店经营预算（见附件3）：

以管理公司预算编制套表为模板，组织各部门启动预算编制工作；

对各部门负责人进行预算套表的培训讲解；

在规定的报送时间，收集各部门预算数据，进行汇总；

对预算进行初步的审核；

向管理公司上报经酒店总经理审批过的预算，管理公司认可后，执行预算。

9.9财务部资料的准备

1、各类单据（纸质、电子版）

确认酒店所需各式内部管理用表单记录的样板。其中，要对客用表单需公关部确认是否符合VI规范。

核算部分

费用报销单

付款申请单

借款单

采购、成本、收货部分

采购申请单

收货单（退货单）

存货领用单（发放单）

存货登记卡

存货盘点表

市场鲜活物资采购单

收银、审计、信贷、应收部分

收银员营业款投款记录表

总出纳报表

投款记录表

发票（收据）登记表

信贷协议

固定资产购置申请表

固定资产（物品）调拨单

固定资产（物品）报废审批表

其他部分

合同审批表

前厅、餐厅操作员用户权限申请表

菜品、饮品餐饮系统定价审批表

2、各类印章

外币兑换章

发票专用章

财务章

有效期印章

3、会议管理

部门会议管理：

根据部门运作要求，明确以下例会的时间、参加人员、会议内容及记录形式：

部门周例会、月度例会；

部门专题会议。

部门考勤

根据酒店考勤制度，确定本部门各岗位班次、上下班时间、当值用餐时间等；

指定部门及分部考勤员。

文档管理

确认部门文档类别，指定本部门文档管理员；

实施部门文档管理：行文格式、文档分类、文档编号等。

资产管理

确认酒店各部门固定资产清单，指定各部门负责人作为部门固定资产责任人；

要求各部门依据《财务管理手册》的规定，实施固定资产日常使用、维护保养及盘点。