第12章 统御服务酒店行政部开业筹备指导手册

 

12.1 工作任务

1、酒店行政部

(1) 行政主管到任后，应首先明确以下信息，并开展相应工作：

1) 明确直属上级，与直属上级进行沟通，了解上级对日常工作汇报的要求（时间、内容、形式等）；

2) 与各职能部门进行沟通交流，了解现状及需要协调事宜；

3) 从财务部获得经总经理批准、最新版的部门开业筹备预算；

4) 从人力资源总监处获得最新版的品牌酒店《行政管理手册》和《行政开业筹备指导手册》；

5) 从工程部获得行政办公区域功能规划设计图和装修效果图，审核图纸是否达到要求，提出整改建议，并进行现场勘查；

(2) 在开业筹备期间，为确保酒店筹备期各项工作得到有效贯彻落实，酒店行政部需在酒店内部起到组织协调作用，负责以下工作，做好督办和跟进落实的职能，具体包含但不仅限于：

1) 根据酒店筹备工作的整体要求，结合部门实际情况，以时间先后的顺序制定部门筹备期间的工作任务和倒排表（模板见附件1），提交人力资源总监批准后执行，同时报管理公司行政部备案跟进；

2) 根据酒店具体情况编制部门采购清单，及时与采购部门沟通和跟进物品采购情况，并且认真做好采购物品的验收工作；

3) 协助总经理组织酒店各部门定期召开筹备会议；

4) 开展工商注册、证照办理工作（针对业主负责证照办理的项目，则须定期了解证照办理情况）；

5) 协助办公家具采买及组织后勤搬迁；

6) 规章制度导入；

7) 协助开业庆典筹备；

8) 档案管理工作，包括对酒店签订的所有合同收集汇总并整理归档；

9) 编写、记录酒店筹备过程中的里程碑事记；

10) 组建酒店内部通讯员队伍，做好酒店宣传报道工作；

11) 根据酒店财务部的要求，在开业前2个月完成部门第一个经营年度经营预算的制定；

12) 协助总经理编写各部门开业后需定期提交的报表清单；

13) 建立OA办公平台；

14) 协助总经理搭建与业主、当地政府的沟通平台；

15) 与筹建团队进行资料移交、存档。

2、管理公司行政部

为保证新开业酒店筹备工作顺利有序开展，管理公司行政部需发挥协调沟通的作用，在开业前期协助新酒店进行以下工作：

(1) 开展工商注册、证照办理事宜（针对管理公司自己投资项目）；

(2) 行政管理业务培训，以及协助酒店与各级单位沟通协调；

(3) 企业文化培训；

(4) 根据筹备工作的进度，协助酒店进行运营管理体系（SOP）的导入并检查；

 

12.2 筹备工作倒排表

倒排表是行政部筹备工作的重要工具，倒排表的制定方便了解不同期间筹备工作的内容和流程，也可以避免工作的遗漏和进行及时的跟进。

行政主管到岗后，应先对项目筹建工作和酒店整体筹备进度进行了解，并根据酒店整体的筹备进度要求，参照《行政部开业筹备倒排表》（模板见附件1）和本酒店实际情况，制定本酒店的《行政部开业筹备倒排表》，提交酒店人力资源部总监批准后实施，并提交管理公司行政部备案。

 

12.3人力资源相关工作

1、制定部门组织架构及人员编制

(1) 严格依据品牌酒店《行政管理手册》文件要求，设置行政主管的职能、职级、工作职责（详细的组织架构图详见品牌运营管理手册）；

2、招聘时间及到岗时间

结合筹备期间工作需要和酒店试运行日期，建议行政主管到岗时间为开业前3个月：

 

12.4工程跟进相关工作

根据酒店工程整体推进进度，酒店行政部需跟进后勤办公区域的工程开展情况，组织筹备组人员从临时筹备处搬迁至酒店主楼办公区域办公。

1、跟进档案室的设立

档案室需要选择独立的房间，注意防火防潮防霉，并设置必要的卷柜及书架等，并在上面固定同文件对应的标牌。

2、电话网络的布点

结合办公需要，规范办公区域的电话分机号码，在IT部的协助下，对各部门电话、网络使用进行规范、布点。

 

12.5 物资采购

酒店行政部根据筹备期需要，按照采购部统一模板，编制后台行政区域采购清单。行政部协助跟进的采购项目包括但不限于以下内容：办公桌椅、后台人员制服、办公设备、办公用品等。

 

12.6部门培训

1、制定培训计划

制定完整的部门培训计划，包括培训内容、培训时间、培训目标、培训形式、考核方式等。行政部的培训课程主要包括：

(1) 行政管理手册培训

在酒店正式开业前，酒店管理公司将对酒店行政部门负责人开展《行政管理手册》学习培训。培训内容包括：

1) 行政部部门职能；

2) 行政部岗位设置及任职要求；

3) 行政部各项规章制度、流程规范。

培训以尽快地帮助酒店行政部人员有效地进入到酒店日常行政管理工作状态为目标。

2、培训管理

(1) 行政主管到岗后，获得一份完整的岗前培训清单，并需参加全部所需培训课程；

(2) 行政主管需对所有培训严格执行考勤制度，培训记录由部门统一存档，以备调阅检查；

(3) 为保证培训内容的标准化，行政部经理应确保所有部门业务类培训使用的教材、课件或资料为管理公司或酒店指定的最新版本。

 

12.7 证照办理 （适用于管理公司自己投资项目）

1、管理公司行政部

于酒店筹备前期，指导酒店行政部开展证照办理、工商注册工作：

2、酒店行政部

根据当地政府、工商部门要求，结合酒店经营范围实际情况，跟进落实及督促相关部门开展各类证照的办理（参见《附件4：新酒店开业证照办理一览表》）。

针对非投资项目（且合同说明由业主自行办理证照），需对证照目前办理的情况进行了解，给予必要的协助和督进。

 

12.9开荒

酒店行政部根据酒店统一安排，按时间节点要求参与开荒工作，重点组织本部门人员进行后台自用区域开荒清洁。

 

12.10 开业庆典

1、与相关部门协调并明确开业庆典的具体时间，并将时间及时告知酒店管理公司行政部；

2、将管理公司行政部反馈的出席庆典领导名单及时反馈给相关部门，便于相关部门根据《附件5：开业庆典筹划跟进表》跟进、落实庆典组织工作；

3、与酒店市场传媒部一起，对开业庆典新闻报道进行跟进，并反馈管理公司行政部。

 

12.11试运行

1、管理公司行政部

(1) 在酒店试运行期间检查酒店执行《行政管理手册》的规范使用情况，提出改进意见和建议，帮助酒店顺利有效开展日常行政管理事务。

(2) 通过OA办公平台向酒店传达各项信息及文件要求，指导酒店尽快步入正轨，过渡至在营酒店的日常工作状态。

2、酒店行政部

(1) 按照《行政管理手册》要求，逐一规范内部管理，并根据酒店实际情况，充实完善内部行政管理相关制度、流程。

(2) 可通过OA办公平台，及时收取信息，并向管理公司提交相关请示报告类文件，建立起酒店与管理公司快速有效的沟通桥梁。

(3) 制定本酒店MOD值班制度（模板见附件6）。

 

12.12 档案管理

档案管理用于对酒店重要资料存储的管理，是行政部重要的工作内容之一。酒店各门类档案是酒店经营管理及各项工作的真实记录，是酒店的宝贵资源，必须进行全过程管理，确保档案的真实性、完整性、可追溯性和安全性。

酒店行政部需全面负责酒店重要合同、文件资料、流程制度、重要发文、重要会议纪要等相关档案的收集管理工作。档案管理范围包括文件资料、声像资料、电子文档以及实物类资料等，档案管理的相关规定参见《附件7：档案管理规程》。

 

12.12附件

《行政部筹备酒店工作倒计时表》

《新酒店开业证照办理一览表》

《酒店开业庆典筹划跟进表》

《酒店MOD值班制度》

《档案管理规程》