第2章 统御服务酒店总经理开业筹备指导手册

 

每一位酒店的总经理都可能是过去有过酒店运营经验的总经理。但是，这一章节将重点指出总经理在酒店前期筹备工作中，应怎样扮演一位合格的筹备总经理角色，以及如何有效推动筹备工作。酒店能否顺利开业，开业后能否顺利运营，筹备总经理发挥着最重要的作用。每一位总经理，都必须首先是一位合格的筹备总经理，同时也必须是一位优秀的项目总经理。

 

2.1 工作任务

酒店筹备总经理

确定与筹建项目负责人的工作沟通方式，建立良好的工作关系；

详细了解项目背景、业主相关信息及项目合同信息：

项目背景信息：包括酒店品牌定位、占地面积、酒店规划设计、酒店功能定位及划分、筹建工程进度、计划开业日期等情况以及当地基本市场信息、管理公司发展部对本酒店项目的前期可行性分析报告相关内容；

集团公司相关信息：包括集团公司情况及主要领导关系、与公司的合作方式及合作政策、董事会成员详细信息（如适用）、核心权力部门和人员、业主出资预算及资金审批流程（如适用）；

项目合同信息：了解双方合同的具体内容等，明确双方责权利等约定，以确保经营管理工作按照约定执行，保障合同双方权益及工作顺利开展；

根据所了解的项目工程进展，与项目筹建负责人、业主商定拟开业时间后报集团公司确定具体开业日期；

建立筹备临时办公室，落实员工食宿和交通等中长期安排；

按工程进度和各层级人员入职时间要求，在集团公司协助推荐下，在开业前完成首批关键岗位人员的招聘并到岗：包括工程部、财务部、市场销售部、餐饮部和采购部负责人；

明确酒店的经营范围，根据与集团公司商定的开业日期，制订酒店整体开业筹备工作倒排表，报集团公司筹备负责人审批；

组织各部门制定开业筹备工作倒排表及详细推进计划，审核确认并跟进落实；

需与酒店财务总监/经理、采购经理一起和集团公司沟通采购制度、合同审批流程及付款审批流程，拟定双方筹备期采购制度备忘录，并报集团公司财务部备案；

各部门负责人到位后，应首先组织对酒店区域的工程规划以及工程进展情况进行全面了解：查阅酒店区域平面布局规划设计图、功能比例图和装修效果图及现场勘查。对不符合相关法规要求及不能满足酒店开业后实际运营需要的，组织酒店工程部汇总书面的工程整改建议报告，发送至工程筹建负责人，同时抄送管理公司工程项目负责人，并跟进落实整改情况，以确保问题得到最终解决；

组织餐饮、营销、财务等相关部门讨论确定酒店经营定位及经营思路后，组织制定酒店开办费预算和物资采买预算，交管理公司审批后向业主报批。启动酒店筹备采购工作，组织制定和落实采购计划，与管理公司采购部明确集团负责采购的项目清单和酒店自行采购的物品，确保采买费用控制在预算内，物品质量达到品牌标准，所有采购物品原则上要求在酒店试运营2周前到货；

组织制定酒店人力资源方案，包括各部门组织架构、人员编制、薪酬福利政策等，以及组织制定分期分批人员招聘计划，报管理公司审批，并获得业主同意后，全面启动人力资源招聘工作；

落实定期向管理公司、业主方报送资金需求计划和使用情况；

审查酒店各项采购物品样版，对酒店自行采购物品中的所有对客使用部分，必须亲自审核，并报管理公司筹备负责人确认；

落实酒店筹备期间员工临时工作服（T恤）的定款和制作，以达到统一酒店形象及便于管理；

了解管理公司发展部对本筹备项目的前期可行性分析报告，包括酒店定位、经营测算等内容后，配合管理公司进行全面的市场调研和市场定位，形成酒店项目市场调研报告，并对管理公司发展部前期做的预测与实际情况的差异进行对比分析；

组织市场销售部、房务部、餐饮部及财务部在开业前完成酒店经营定位、经营思路和经营预算的制定，且经营定位及经营思路需形成PPT,要求PPT内容思路清晰、简洁明了、逻辑性强、数据支撑、有创新，完成后需酒店内部讨论通过后交管理公司审批（经营预算需另报业主方批准）；

依据确定的市场计划，组织制定酒店房务和餐饮营销方案及公关推广方案，分别审批后落实；

跟进落实员工培训计划和培训课件的制定，对所有培训课件进行审核。按照工程进度表和员工到位时间，推动人力资源部组织和安排全面培训工作，落实酒店全员培训计划，并跟进培训场地、设备、培训课件及培训师的准备工作，必要时对培训执行情况和培训效果进行监督和考核；

跟进落实财务部开业前开通酒店相关财务账号工作，确保所需资金按时到位；

推动酒店工程按计划推进，如涉及有设计或功能等方面的调整，总经理需亲自与筹建负责人沟通解决；

在开业前3个月，落实酒店地址、电邮、传真及电话号码等，便于酒店物品采购及宣传推广工作的开展；

建立定期沟通检查制度:包括与筹建项目部、集团公司、施工方的工程例会，安全会议、酒店例会等，所有会议需形成书面记录；

审批酒店各部门所有收费项目；

跟进所有采购物资按计划到货情况，提前确定物品存放地点，确保存放安全；

组织整理并提交需办理的证照清单给业主方，跟进酒店相关证照的办理，对集团公司负责办理证照的部分，积极配合；

确保工程质量、设施设备质量、产品和服务质量、物品质量等符合管理公司的品牌要求、政府法规要求，达到开业标准；

组建酒店筹备期安全生产委员会（在酒店各主要部门负责人到岗后成立，由总经理及各主要部门第一负责人组成），签订酒店筹备期间安全责任书，确保酒店安全运营；

按照工程进度表和酒店开业时间，组织制定开荒计划，并在规定时间内保证质量地完成各部门的开荒工作；

征询业主方或管理公司领导对开业庆典的规模大小要求及预算标准，组织制定酒店开业庆典方案；

与集团公司签订筹备期责任书：包括开办费用、采买费用、安全生产等。

 

酒店项目开业筹备指引相关材料
序号	文件类型	子文件
1	总经理任职标准	酒店总经理任职要求
2	《酒店项目开业筹备指导手册》	-《新酒店项目开业筹备手册指导总则》 -《总经理开业筹备工作指引手册》 -《前厅部开业筹备工作指引手册》 -《客房部开业筹备工作指引手册》 -《餐饮部开业筹备工作指引手册》 -《市场销售部开业筹备工作指引手册》 -《市场传媒部开业筹备工作指引手册》 -《人力资源部开业筹备工作指引手册》 -《财务部开业筹备工作指引手册》 -《采购部开业筹备工作指引手册》 -《IT部开业筹备工作指引手册》 -《行政部开业筹备工作指引手册》 -《工程部开业筹备工作指引手册》 -《保安部开业筹备工作指引手册》 -《培训质检部开业筹备工作指引手册》
5	酒店VI手册	-品牌VI手册
6	员工手册	-《员工手册》
8	筹备采购清单	-采购预算表
9	倒计时开业计划和总经理重点检查清单	-各部门开业计划倒排表汇总
10	酒店市场营销计划和房价体系	-市场计划模版 -房价体系模版
11	酒店整体经营预算	-酒店经营预算目录                        -财务预算模板                            -财务预算模板使用说明
12	酒店品牌SOP手册（各部门）	-财务管理手册 -客房管理手册 -前厅管理手册 -餐饮管理手册 -人力资源管理手册 -市场销售管理手册 -市场传媒管理手册 -行政管理手册 -工程管理手册 -IT管理手册 -采购管理手册 -安全管理手册
13	酒店注册和证照办理流程	-公司注册全流程（通用版） -新酒店开业证照办理一览表 -注册新酒店流程指引

 

2.2 筹备工作倒排表

倒排表是酒店筹备工作的重要工具，倒排表的制定方便了解不同期间筹备工作的内容和流程，也可以避免工作的遗漏和进行适时地跟进。

筹备总经理到岗后，应先对项目筹建工作、酒店整体筹备工作进度、相关工程进度进行了解，并根据管理公司及业主对酒店整体的筹备进度要求，参照《酒店开业筹备倒排表模板》和本酒店实际情况，制定本酒店的《酒店开业筹备倒排表》，提交集团公司筹备负责人批准后实施。

筹备总经理至少每周一次按各部门开业筹备倒排表上的工作内容和完成时间进行检查，检查包括现场检查和文字记录检查等方式，确保工作得到有效落实。

原则上，筹备总经理应按集团公司批准后的《酒店开业筹备倒排表》上的工作项目和时间节点严格推进落实，如因各种原因需要调整工作内容和完成时间，需要向集团公司筹备负责人进行汇报。

 

市场定位相关工作

酒店市场定位是一个酒店经营成功的关键。筹备总经理到位后，应先对所负责的酒店项目做全面的了解，需督促市场销售部在开业二个月前完成市场定位及经营思路报告，组织酒店经营团队共同讨论确定。相关工作包括但不限于以下内容：

了解项目相关信息：

了解项目基本情况：包括酒店品牌定位、占地面积、酒店规划设计、酒店功能定位及划分、筹建工程进度、计划开业日期等情况；

了解公司对本酒店项目的前期可行性分析报告：酒店定位、经营测算等方面的内容，对前期预测与实际情况的差异做对比分析；

了解项目市场信息：包括当地城市酒店市场情况（出租率、平均房价等）、主要竞争对手情况、客源市场情况（本地客源/国际客源）、商务类型（商务、休闲、会议、展会等）等；

组织进行全面的市场调查，完成酒店市场定位及经营思路报告。在酒店正式开业前4个月，筹备总经理需组织对当地标杆与竞争酒店进行全面详实的调研和分析，包括竞争对手定位、细分市场、每房收益、平均房价、出租率、宴会、会议价格等方面内容，以及了解这些酒店的功能设施、产品服务等内容，并进行SWOT分析。根据以上信息，指导并协同市场销售部、餐饮部、财务部进行酒店市场定位和产品服务设计，编写市场计划，确定酒店长期的定位和经营策略；

酒店经营定位、营销思路及预算报管理公司筹备负责人审核后（餐饮部分还要经过管理公司餐饮部负责人审核），在酒店开业前两个月向管理公司领导汇报审批后报业主方；

跟进销售团队的招聘与建设：销售团队的配置及人员的专业能力，是新开业酒店能否迅速打开当地市场非常重要的一个因素。筹备总经理应亲自参与销售团队的组建，严格按照用人标准，招聘合格销售人员，组建实力强大的销售队伍；

与市场销售总监确认目标客户对象，尤其是酒店所有潜在大客户对象，包括各大企事业单位、政府部门、旅行社等；

组织制定清晰的市场公关宣传推广计划，包括利用各种媒体、网络、事件营销、关系营销等多种手段，确保酒店在筹备期就已经在当地乃至区域市场打开知名度。

 

2.4人力资源相关工作

酒店筹备总经理应组织财务部、人力资源部等部门提前做好市场调查工作，根据人力资源部提供的当地市场薪酬调查报告和管理公司品牌运营管理手册中各部门组织架构、人员编制和薪酬福利政策规定，以及酒店总体预算要求，参考管理公司旗下同类酒店标准，制定酒店组织架构、人员编制和薪酬福利标准。酒店初步确定后，统一报送审核，获批准后，督促相关工作的落实。

严格执行品牌酒店组织架构标准，根据酒店品牌标准、功能规划及实际的工作量，本着精致运营的原则，按“架构扁、编制精、素质高、待遇优”的用人理念，以单位人效（人均效益）价值最大化为目标，拟定人力资源组织架构及编制，设置部门职能、岗位、职级、工作职责和员工工时规范；

根据酒店整体的薪酬政策并参考当地市场，确定各部门各职级员工的薪酬、福利标准；

在酒店注册成立后，跟进人力资源部必须在员工入职一个月内签订劳动合同，并确保酒店按照标准并结合管理公司要求、当地法规、行业现状缴交社保和公积金，特殊情况不能参加社会保险，原则上必须购买商业保险(尤其在筹备期，安全无法保障情况下)；

结合筹备期间工作需要和试运行期间经营预测，组织制定各部门人员编制和分期分批招聘计划，需要时可参考系统内在营成员酒店的人员编制数据；

审核确认各部门组织架构、人员编制和招聘计划后，督促人力资源部全面执行招聘工作；

清楚掌握各岗位人员到位情况，尤其是关键岗位人员的到位情况。熟悉管理公司人力资源政策，熟知品牌组织架构、人力资源招聘计划、培训计划及安排等工作，并亲自负责总监/经理等关键岗位人员的筛选和聘用，总监及以上管理人员的录用或升职需报管理公司批准确认；

当筹备进度出现滞后的情况下，应与人力资源部一起，及时调整招聘计划，确保筹备期人工成本控制在合理的最低水平；

与人力资源部负责人详细探讨并确认以下相关数据：包括筹备期人力资源预算、当地劳动力供给状况及工资水平、运营第一年度人工成本预算等财务预算数据。

 

2.5工程跟进相关工作

筹备总经理到岗后，第一要务需要向项目筹建负责人详细了解工程进度，包括查阅规划设计图和效果图，以及现场查看，并按照经营思路，就工程问题与业主方、筹建负责人展开及时沟通。

筹备期间，酒店工程进度经常会由于各种原因，出现不能按原定计划进行从而使酒店无法按原计划开业。这些影响进度的原因，有一部分是客观不可避免的，但绝大多数都是可以通过严格的项目控制手段予以避免的。因此，筹备总经理本人及各部门负责人每天需亲临施工现场巡查，及时发现问题，做出决断，调动资源，推动各项关键工程的进度按计划实施。

向筹建项目部索取酒店施工图纸（包括每层平面设计和装修效果图）及各项工程进度表，掌握酒店工程进度与关键时间节点；根据提供的图纸，到酒店施工现场进行实地察看，记录实际施工与图纸的差异，向筹建项目经理了解相关情况；

组织各部门现场查看酒店工程筹建项目功能布局 （包括各经营区域分布、面积大小、功能配套等），要求有关部门重点查看工作间、办公室、收银点、设备间、音控室、各厨房、酒水吧台、茶水间、布草间、休息室、培训室、仓库、垃圾房、收货平台、档案室等的设置及分布是否可以满足开业后部门运营需要，并重点关注楼层电话台，中餐厅内的服务柜以及宴会厅演讲台等活动家私配置，确保其符合整体装修风格；

收集酒店相关部门负责人对设计方案的意见。如发现有功能设计缺陷等，无法满足开业后运营需要的，应立即向筹建负责人、业主及管理公司筹备负责人汇报，向筹建项目部提出书面调整建议与意见，抄报管理公司工程项目经理，积极与施工方协调整改，并将整改项目以及要求等以文件记录的形式留存；

与筹建项目部明确装修的范围及设施设备等设计方案，确保设计方案符合品牌酒店产品标准和酒店运营需要；

跟进仓库的施工进度，要求筹建人员明确仓库移交时间，为保证筹备工作的顺利进行，仓库至少需要在试业前一个月交付使用；

跟进工程部与施工单位协调预留部分装修材料、设备配件等，以备日后维修工作的顺利开展；

为确保酒店总体施工质量、进度满足开业需要，需根据营运工作需要，与项目筹建负责人对酒店设施设备、工程进度等方面做好及时、定期沟通（最少每周一次），与工程筹建项目部、业主方及相关施工方召开会议以掌握施工进度、存在的工程问题等，对需调整项目达成一致并及时跟进，会议需形成文字记录；

坚持不懈的现场管理。筹备期间的工程跟进，一方面依托于管理公司工程项目团队及酒店工程部跟进日常工程问题，另一方面，总经理需要每日坚持到现场，看现物，掌握现象的“三现”原则，掌握关键问题，调配资源，提供协助；

跟进酒店水、电、燃气、电视、电话、网络的安装、调试及对接工作，确保酒店运营需要；

根据工作计划和工程施工进度，跟进各部门工程验收工作，确保工程质量、设施设备质量等符合管理公司对各品牌要求、政府法规要求，达到开业标准。

 

2.6物资采购

筹备总经理需要根据品牌定位及规划，按照统一的品牌标准，在筹备阶段初期启动酒店运营物资的采买相关工作。此项工作，从物品标准确认、供应商选择、物品采买至物品到货，正常需要2-3个月的周期。因此，筹备总经理应与酒店采购部人员共同着手，至少在开业前3个月开展此项工作，并督促相关部门认真落实，确保采买物资在开业前2周全部到位。

制定采买计划：

明确物资采购预算总额，在保证各部门必须品正常采购的基础上，还应预留百分之十的费用预算以备临时采购之需。总的采购费用应严格控制在审批确定的预算标准范围内，如有超出，需向管理公司筹备负责人就相关项目进行详细的说明。如是业主项目，在管理公司审核通过后，还需报业主同意；

在明确甲供材项目明细后（如是业主项目，需明确所辖区域的设施设备配备清单，包括家具、艺术品、灯具等），组织制定各部门详细的采买计划，列明采买清单。可参考管理公司近期新开业的同品牌酒店的相关资料，以免造成项目遗漏；

采购清单经批准生效后，交由采购部严格执行，未经同意，不可任意更改。

跟进采买工作：采买工作进入实际推动阶段，需要求采购部进行充分的市场调查，对供应商进行严格筛选，并签订合规的采买合同，按规定报管理公司或业主方审批。

定版与采购

所有集团公司采购项目，严格按照统一标准向集团指定的供应商进行采购；

所有涉及品牌酒店VI标准的物品，由酒店市场传媒部审核确认，严格按照统一标准进行设计；

所有物资采购必须严格按照管理公司财务部、采购部及本酒店的相关制度、规定及采购SOP文件执行，或者按照与业主确定的筹备采购备忘录相关规定，严格执行采购程序和标准，完成招投标或比价流程；

原则上，所有非集团公司采购项目由酒店采购部提供备选样板和供应商，由使用部门负责人参与选择确定。筹备总经理需审核确认所有对客使用的物品定版,确保物品质量达到品牌标准，对于酒店自行采购的物品，需要考虑与酒店整体风格及效果的匹配性；

物资采购时需充分考虑选择供应商、选版、打版、合同审批、制作、运输、安装调试等所需时间，预留充足时间；

所有大批量购买的或需要定做的物品原则上要打样版，经确认后由使用部门负责人签字确认留存，在收货时对照验收，无法打样的应拍照，并附详细文字说明；

确定到货日期时，应综合考虑实际工程进度和部门筹备周期等因素，确保各项采购物品按照合理的顺序按时到货；

采购物品定版、签署采购协议后，应定期（至少每周一次）听取采购部经理专题汇报，了解各项采购物品的进展情况。如发生有可能影响开业进度的到货延期，应立即提出处理意见或补救措施（临时更换供应商、选用替代品或向其它成员酒店暂借等）。

收货

至少在到货日期前2天，由财务部和使用部门确定物品到达后的存放地点（酒店仓库、部门仓库或临时存放点）以及搬运路线，并考虑到存放地点的大小及安全性等；

所有采购产品均须所在部门与财务部共同进行到货验收，在确保采购物品的款式、规格、质量、数量等与计划标准无误后方可签字确认；需要现场安装调试的设备，应在供应商安装调试完成后进行试运行，确保功能质量符合要求后方可签字验收。

 

2.7委托代办服务

酒店需要外包的委托代办服务项目主要有：票务、快递、租车、图文印制、绿植、鲜花、消杀、布草工服洗涤、设备维保、餐料供应、食品原材料供应、厨房油烟机清洁、化粪池清理、海鲜池、茶叶、垃圾清运等。筹备总经理应督促各部门在酒店周边寻找具有合法资质、能满足酒店服务要求、能够出具正规发票的各类供应商作为酒店委托代办服务的指定单位。

其中，有需要签署合作协议的，应要求各部门负责人严格执行管理公司/业主及酒店供应商选择程序和合同审批流程，合同文本经酒店财务部和法律顾问审核后，由筹备总经理按程序签批并盖公司章生效，酒店财务部、行政部需做好合同文本存档，以备日常查用。

 

2.8软件系统

酒店的主要软件系统包括：酒店管理系统/PMS、餐饮POS系统、电话计费系统/FCS、OA/邮件系统、人事管理系统、物流仓储系统、中央预订系统、财务管理系统、楼宇自控系统、机房系统、客控系统、客房门锁系统、电话交换机系统、会员管理系统/SVC、停车场收费管理系统等，跟进相关部门落实以下工作：

酒店IT部负责的采购项目包括但不限于以下内容：酒店各项软件系统，各项应用系统使用的服务器、前台工作站电脑、工作站不间断电源、餐厅使用的触摸屏POS、厨房打印机、账单打印机、笔记本电脑、后台办公室使用的台式电脑、各类打印机设备、复印机、传真机，包括可能使用的平板电脑设备等；

跟进各部门制定采购清单时，应提前制定各区域物品配置标准（位置及数量），可参考近期新开业的同品牌酒店的相关资料，以免造成项目遗漏；

酒店管理系统、电话计费系统为集团统一品牌。

系统合同签约

前厅及餐饮系统的采购合同，依据酒店的规模及实际情况，确定运营所使用的操作系统；

根据机房的实际情况，确定酒店服务器的具体采买要求（参考IT筹备指导手册）；

根据所确定的设备采购数量，在管理公司指定的系统供应商的产品中确定酒店品牌所使用的信息管理操作系统，完成采购合同的签约；

酒店的综合布线在筹备阶段由弱电总包方按照管理公司网络规范设计进行施工，综合布线包括所有公共区域的无线覆盖和客房全覆盖，宴会厅等客人上网需求密集的地方需要配置在线负载较大的AP设备和增加AP接入的数量；

所有网络设备、网关设备及行为管理、无线设备由筹建方购买完成，设备型号必须符合管理公司的网络设计规范；

督促采买物资的到货验收：组织工程部及IT部跟进系统设备安装调试，并达到原设计标准所描述的场景及功能，派出管理人员及专业相关的员工接受相关施工单位培训，熟练掌握各系统参数设定和操作后方可验收；

数据机房必须在酒店开业前2个月交付使用，机房需要符合管理公司机房设计规范，临时培训教室的设置要求在酒店开业前1.5月要完成，位置和大小能满足培训要求；

IT部经理应提前与酒店相关部门沟通，确认各系统安装和培训的确切日期，并制定相应的安装和培训计划。所有业务类课程的培训效果，必须通过理论和实操考核的形式进行检验，IT部经理应确保所有参加培训的员工在上岗之前通过完整的考核，具备必须的操作和服务能力。

 

2.9培训工作

至少在开业前2个月，筹备总经理要全面启动各部门培训工作，落实包括企业文化、仪容仪表、礼貌礼仪、消防安全、专业知识技能等方面的培训。

跟进员工培训相关工作：对各部门所有培训资料进行审核，确保培训资料符合标准要求。同时，由于筹备期间地点限制，需要协助确定员工培训地点，确保有充足并合适的培训场所；

2、培训管理

确保相关部门按以下要求落实培训工作：

确保所有部门员工到岗后，获得一份完整的岗前培训清单，并组织安排员工参加全部所需培训课程；

所有培训（包括系统供应商进行的培训）应严格执行考勤制度，培训记录由各部门统一存档，以备随时调阅检查；

为保证培训内容的标准化，需亲自检查所有培训课件，确保所有部门业务类培训使用的教材、课件或资料为管理公司或酒店指定的最新版本；

为确保培训质量，所有部门业务类课程培训员都必须具备相应的资质：

运营管理体系文件/SOP的培训员，必须在同品牌酒店分部经理以上岗位工作满一年；

如酒店没有符合资质的培训人员，可向管理公司申请直接为酒店进行相关业务培训或安排系统内在营品牌酒店拥有相应资质的管理人员到店培训；

所有业务类课程的培训效果，必须通过理论和实操考核的形式进行检验，部门经理应确保所有员工在上岗之前通过完整的考核、具备必须的操作和服务能力；

在工作场地交付使用后，应采取现场角色演练的形式开展相应的培训工作；

为确保设备移交后的正常运行，需要保证员工有足够时间熟悉各操作系统。在可能的情况下，所有技术类员工都必须参加各相关工程系统的检验和调试过程以及由承包商提供的任何必要系统培训。

 

2.10运营管理规范

了解业主信息：包括业主公司情况及主要领导关系、与公司的合作方式及合作政策、董事会成员详细信息（如适用）、核心权力部门和人员、业主出资预算及资金审批流程（如适用）等内容；

建立定期沟通机制:

组织筹备组的每日例会，听取相关部门反映的工程问题和筹备情况，通报现场工程进度及存在问题，及时跟进解决；

定期召开采购专题会议（至少每周1次），了解各项采购物品的进展情况，及时跟进解决出现的问题；

定期组织召开由筹建、筹备及相关施工方参加的工程沟通会（至少每周1次），会议需形成文字记录，并抄报管理公司筹备负责人；

定期组织召开与业主的沟通会（至少每个月1次），及时协调解决出现的问题；

组织各部门编制试业后至当年年末的酒店经营预算

以管理公司预算编制套表为模板，组织各部门启动预算编制工作；

由财务部对各部门负责人进行预算套表的培训讲解；

在规定的报送时间，组织财务部收集及汇总各部门预算数据；

对预算进行审核后，上报管理公司，经管理公司认可后报业主审批。

了解本地财务政策、税收政策、经济奖励政策等，督促财务总监/经理做好筹备预算控制及资金监管；从酒店总体筹备预算费用出发，统筹协调各项预算的分配：包括筹备资金预算总额、员工工资、办公费用、开业前推广费用、特殊预算花费安排等；

跟进酒店财务部每个月统计的采购费用与预算差额，如出现费用超预算情况，及时调整或和管理公司筹备负责人沟通解决；

每个月跟进酒店开办费预算与实际支出差额，如出现费用超预算情况，及时调整或和管理公司筹备负责人沟通解决；

亲自负责理顺与政府部门如税务、公安、卫生、消防、工商、出入境管理局、城管等部门的关系，努力建立和谐、融洽的政府关系，推动酒店各相关部门与当地政府管辖部门的业务沟通和交流；

依据管理公司的管理制度和运营管理体系的要求，亲自推动各部门体系导入工作，确保各部门经理以培训方式全面落实品牌运营标准要求，确保符合管理公司对各品牌要求和政府法规要求；

跟进落实酒店各项物资及用品符合管理公司对品牌VI相关标准及要求，对需要管理公司审批的项目严格执行；

跟进酒店安全工作：与财务部总监/经理确定筹备期酒店财产及员工保险的购买，加强施工现场安全管理，确保各种到店物资的有序安全，强化管理员工安全意识和技能，酒店开业前，组织一次酒店各部门参加的全员消防演习；与各部门负责人签订筹备期间安全责任书；

督促酒店行政部与筹建项目部配合，做好开业前酒店档案资料的收集、整理和建档工作；

参考其它竞争酒店并结合酒店实际情况，组织各部门制定各项收费标准，由财务部评估后，筹备总经理本人需审批并发文实施，项目包括：

酒店电话的收费标准；

迷你吧物品的种类以及收费标准；

鲜花的种类及收费标准；

果盘的种类及收费标准；

洗衣的种类以及收费标准；

房间物品赔偿收费标准；

中餐大小菜牌收费标准；

中餐厅酒水收费标准；

中餐厅茗茶收费标准；

中餐点心收费标准；

中餐各杂项收费：如茶芥、白饭、白粥、水果盆和香烟等收费标准；

中式婚宴、喜宴、弥月、寿宴菜单和收费标准；

宴会自助餐单（含外卖菜单）收费标准；

客房送餐主菜牌包含酒水、宵夜菜牌和各杂项收费标准；

商务中心的各项收费标准；

跟进各部门规章制度的建立。

 

2.11工程验收

在整个筹备工作中，工程验收的工作极为重要，它是为了实现酒店的顺利试营业，也是保障酒店日后正常运营的重要环节，因此，必须保证充裕的工程验收时间。筹备总经理应积极推动酒店各部门按标准和要求完成各项验收工作，并注意以下事项：

酒店工程项目的验收工作涉及面比较广，验收规范具有一定的广泛性和专业性，工程总监/经理需合理组织分工，充分利用酒店各部门的资源，互相配合，把好“最后一道关”。在验收准备过程中，组织工程部管理人员认真学习相关的验收规范，编制修订验收表格，分区域、标段汇总检查发现的不符合内容，以书面或邮件的形式提交筹建项目部或施工单位，并抄送管理公司工程部项目经理；

组织制定验收清单：根据职能范围与所辖区域功能、设施设备的规划设计要求，组织各部门制定工程验收清单；

工程验收阶段，工程总监/经理必须积极主动与筹建项目负责人保持联系，以确保施工单位只有在完全履行其所有合同义务且完成所有缺陷整改后方能同意竣工验收；

参照集团的验收检查清单逐项进行验收工作，需要施工方进行整改的项目需要列明要求对方完成整改的日期，必要时需要进行第二次、第三次的验收；

对于重大工程缺陷（存在安全风险、影响正常经营），要求必须在试营业前敦促施工单位整改完毕，并经过试用期（约二个月）使用检验，持续检查发现和修复后如无重大缺陷问题，才通过移交验收进入维保期；

必要时组织召开相关方的协调会，确定需要整改的项目以及日期等，并将相关的会议纪要用文字的形式报管理公司工程部存档备查。

 

2.12开荒

筹备总经理应按工程进度，组织各部门按施工方的移交时间表制定开荒计划，包括人员安排、现场清洁、设施设备摆放、物资进场等，以及确保清洁用品和清洁工具按时到位、充足，督促各部门按开业日期要求完成开荒全部工作。主要注意事项如下：

在进入开荒前客房房间应进行一次除味处理；

确保对所有员工在进场开荒前，接受有关清洁用具和化学用品使用的基本技能培训，避免操作失误造成的人身伤害及设施损伤；

开荒清洁现场，要求必须有部门主管级以上管理人员进行现场指导，在确保清洁质量的同时，重点关注员工安全操作；

开荒过程中工程部要密切配合，发现工程质量问题应立即现场勘察、协助解决；

酒店初次清洁建议外包给清洁公司负责，然后内部进行细致清洁，一般酒店公共区域约需要5天时间完成，客房楼层一般约2天一层楼（按每层楼约20间房），清洁时间含物品摆放到位。

 

2.13模拟运行

酒店开业前的模拟运行测试工作，目的在于检验酒店各项设施设备以及出品及服务管理是否达到管理公司品牌标准。筹备总经理应亲自组织，并积极跟进落实。

确认各部门运营所需的所有设备、软件、物资到位；

确认各部门所有设施设备、系统、工具运行正常；

确认所有岗位员工完成计划培训的内容并通过业务考核；

确保酒店所有布草、巾类、制服等在模拟运行前已经过试洗测验；

跟进餐饮部与客房部确认模拟测试中早餐、正餐零点、大堂吧、客房送餐、洗衣、迷你吧等方面的成本价格和对客收费价格，以便模拟营业测试的顺利开展；

组织各部门按酒店营运要求进行模拟运行工作，如邀请业主方、销售部的客人及酒店部门经理、销售人员等以正常营运标准试住、用餐，检查出品、服务、设施等方面存在的问题。内部试运营过程中发现的工程问题，由工程部推动施工队伍进行整改，内部试运营过程中发现的服务管理问题，由酒店人力资源部反馈到相关部门进行整改；

按照酒店正式运营后的标准，安排酒店一定级别的员工进行房间试住，重点对房间的水、电、空调等设施设备的运行情况进行检查，原则上每间房都应安排人员试住检查，对出现的问题得到解决后才可以真正对外销售；

开业前模拟运行工作：根据内部运营测试情况，报管理公司筹备负责人同意后邀请管理公司培训部到酒店进行开业前各营业部门现场模拟测试，对出现的问题及时落实整改，确保达到正式开业运营状态；

管理公司培训部对酒店进行模拟开业测试后，评估酒店软硬件是否达到开业要求；

管理公司安全小组组织对酒店安全设施设备进行全面检查，确定达标后，由管理公司正式批准后酒店方可对外试营业。

 

2.14开业庆典

确定酒店正式开业时间后，筹备总经理需与业主方沟通开业庆典相关工作，包括举办方式、规模大小、费用预算等，并将沟通结果向管理公司筹备负责人汇报，按指示意见跟进落实；

根据酒店开业庆典的进度要求，管理公司筹备负责人需组织管理公司市场传媒部协助酒店进行开业庆典流程及会场效果的设计工作，筹备总经理需督促酒店市场传媒部具体跟进和落实庆典相关礼品、宣传品设计、活动安排及会场布置等系列工作；

酒店市场传媒部在设计开业方案及流程具体事宜时，可参考管理公司成员酒店的案例，结合酒店实际情况制定出有酒店特色和地方特色的庆典方案，提交至管理公司审批后，报业主审批实施；

酒店筹备总经理需组织制定开业庆典工作倒排表并成立工作小组，按管理公司下发的开业庆典流程全面跟进落实开业庆典相关工作，包括选定公关公司、邀请对象确定、邀请函发放、领导迎送车辆安排、房间安排、用餐安排、礼品安排、新闻稿确认、安保等；

跟进酒店市场传媒部对开业庆典新闻报道系列工作。

 

2.15附件

附件1：开业筹备工作框架